De Vacature Schrijver

Een recruitmentproces optimaliseren geeft rust

Er gaat nogal een traject vooraf aan een ingevulde vacature en een blije nieuwkomer. Eerst loopt een afdeling over van het werk en wordt er geroepen ‘dat er behoefte is aan versterking’. Dan wordt er gekeken naar waar precies de knelpunten zitten, waarna deze knelpunten aan het management worden voorgelegd. Een akkoord om te mogen werven wordt bereikt en je kunt aan de slag. Je zet een vacature uit, neemt een slok koffie en leunt schermstarend achterover. En nu? Is een vacaturetekst dan nu alles of moet je meer doen? Ik neem je vanuit een teamleider point of view mee in hoe jij het eerste deel van het wervingsproces zo kunt inrichten, dat je zo snel mogelijk jouw afdeling de rust en ondersteuning kan bieden die het nodig heeft. Een recruitmentproces optimaliseren doe je zo!

Is er eigenlijk wel iemand nodig?

“Huh? Nou, zeker wel!” is vaak het antwoord op die rare vraag die ik stel als ik bij een relatie op kantoor de optimalisatiemogelijkheden verken. “Okee, maar draai er niet omheen,” pareer ik. “Weet je echt zeker dat je huidige personeelsbestand het tekort niet op kan vangen?”

Mijn taak is het om net dat laagje gewoontestof eraf te vegen om tot de kern te komen. Want soms kun je een afdeling prima ondersteunen met het personeel dat je hebt, maar moet je zaken anders gaan inrichten. Kijk als manager eens naar hoe jouw afdeling is opgesteld. Houd daarbij een paar dingen in de gaten:

• Praat met iedereen op de betrokken afdeling. Zit iedereen op zijn of haar plek of zijn er andere dromen? Breng de behoefte van je team in kaart.
• Nu je weet waar de gaten zitten, ga je kijken of er iemand is die met zijn of haar functie gedeeltelijk de nieuwe functie erbij kan doen en de andere functie iets los kan laten. Presenteer dit idee bij diegene als vrijblijvende optie.
• Kan het gehele team misschien kleine beetjes van de nieuwe functie op zich nemen en de eigen taken opnieuw verdelen?

Intern loopt er meer rond dan je denkt

Kun je echt niet zonder een nieuw teamlid? Dan gaan we een cirkel breder kijken dan je eigen team: het bedrijf zelf. Je bent het snelste en financieel voordeligste uit als je je recruitmentprocessen intern optimaliseert. Spreek met jouw managementteam af om de behoefte van de teams in kaart te brengen. Hoe?

Elke manager van elke unit of afdeling houdt regelmatig een individuele bila met de teamleden zoals waarschijnlijk al normaal het geval is. Grijp daarin de kans aan om door te vragen, zodat je kunt verkennen wie in jouw team wil doorgroeien. Welke ambities liggen er op tafel? Alle managementteamleden borgen de uitkomsten hiervan in een tabel die geraadpleegd kan worden als dat nodig is. Zo kun je in geval van nood makkelijker met personeel schuiven en hen daarin gehoord laten voelen!

Extern werven als enige oplossing

Vaak gebeurt het dat je intern de boel niet op rit krijgt en dat je versterking van buiten moet zoeken. Dat is heel normaal binnen een recruitmentproces. Belangrijk is dan om de vacature goed door te lichten voordat je gaat plaatsen. Dat scheelt tijd, geld en frustratie. Want als er personen reageren die je niet voor ogen had, is dat zelden de schuld van de kandidaat, maar in hoe de vacature in elkaar steekt. Denk de functie goed door. Maak een profiel aan en houd daarbij rekening met drie facetten: de persoon, de taken en de eisen.

De persoon gaat over wie je werkelijk zoekt. Dat gaat dus dieper dan een man, vrouw, jong, ervaren, woont in de buurt etc. Kijk eerst naar je team en maak profielschetsen van de mensen die er nu zitten. Bijvoorbeeld “Anton, 54 jaar, gedreven, vrolijk, gekke grapjes, werkt snel en heeft weinig geduld. Kijkt liever eerst de kat uit de boom met nieuwe dingen.” Zo kun je jouw nieuwe medewerker afwegen tegen alle leden van het team, zodat je geen vreemde eend in de bijt in huis haalt.

De taken omschrijf je als volgt. Schrijf eens voluit een werkdag van jouw gezochte functie op. Wat gaat diegene nou echt doen? Elke keer dat je een taak omschrijft, zet je die taak ook op een kladje. Zo kom je tot een realistische takenlijst. Vergeet niet de computerprogramma’s, machines of apparaten te noemen waar iemand mee gaat werken.

Bij eisen benoem je de wens vanuit de werkgever. Dit noem je tegenwoordig allang geen eis meer, omdat dit een negatieve lading dekt. Werkgevers denken vaak niet goed genoeg na over welke eisen ze stellen aan een kandidaat en schrikken daarmee onbewust sollicitanten af. Schrijf jij dat het een HBO functie is terwijl je eigenlijk het ook wel prima vindt dat een ervaren MBO’er de job moet kunnen doen? Schrijf dan niet dat diegene persé een HBO-diploma moet hebben! Zo weeg je elke eis af tegen de werkelijkheid: is wat ik nu vraag wel écht nodig?

Volgende keer duik ik in hoe je kandidaten opvangt, omgaat met langlopende vacatures en hoe jij recruiters kunt sturen op het nemen van de juiste acties binnen het recruitmentproces!

Pssst. Hulp nodig?

Vind je dit nou wel heel veel werk of heb je geen idee hoe dit aan te pakken? Ik geef je geen ongelijk. Laat mij je helpen. Als vacature schrijver laat ik er geen gras over groeien. Jouw recruitmentproces optimaliseren is mijn missie. Ik adviseer je, help je, neem je het schrijfwerk uit handen en houd je scherp. Neem contact met mij op om gewoon even te kletsen over hoe jouw recruitmentproces eruit ziet. Wie weet welke kansen ik voor je zie!